WFM-системы как средство повышения эффективности бизнеса

Операционный директор timebook Константин Ошеров рассказал о причинах эффективности WFM для компаний и банков

Константин Ошеров, операционный директор timebook

— Константин, в 1980-х годах WFM (Workforce Management) разрабатывался для планирования производств и управления цепочками поставок. Важно было минимизировать влияние человеческого фактора на качество продукции и исполнение обязательств. Теперь такие решения применяются гораздо шире. Для каких предприятий они актуальны?

— Ответ на этот вопрос вытекает из самого названия Workforce Management — управление рабочей силой. То есть внедрение систем подобного класса актуально в той или иной степени для всех компаний и предприятий, использующих наемных работников. Например, наша компания начинала с ретейла — сетей гипермаркетов и супермаркетов, где нужно выстраивать управление внутренним персоналом и аутсорсингом. В настоящий момент уже есть клиенты в медицине, промышленности, строительстве. Сейчас также входим в банковский ретейл — пилотируем проекты, связанные с офисными сетями и инкассацией.

Наша система timebook заточена под «синих» и «серых» воротничков, то есть рабочих и линейный персонал, и умеет работать как с сотрудниками, имеющими стационарное место работы, так и с постоянно перемещающимися работниками. Для этих целей может использоваться как оборудование, непосредственно расположенное на объекте, с применением биометрических технологий, так и мобильное приложение.

В приложении сотрудник отмечает сроки выполнения задания, начало и конец рабочего дня и т.п. Информация тем самым внедряется в общий учет.

— Как непосредственно ваше решение влияет на кадровую политику?

— Миссия нашей компании: «Сделать взаимоотношения работодателей и работников прозрачными, честными и максимально эффективными». Мы предлагаем встраивать timebook как элемент в управлении предприятием, начиная с эффективного планирования работ и смен. Цель внедрения системы — сделать так, чтобы люди работали именно в то время, когда они нужны, и на тех участках, где они нужны. Ведь человек может отработать свои восемь часов со всей ответственностью, но не тогда, когда это наиболее выгодно работодателю. Из-за этого эффективность может снижаться. Соответственно наше решение может сделать кадровую политику компании более гибкой, что необходимо в текущих реалиях, например, при внедрении гибких графиков. В то же время timebook повышает эффективность применения трудовых ресурсов за счет использования математических моделей планирования и более точного мониторинга исполнения работ.

— Каковы преимущества WFM перед ручным управлением?

— За счет автоматизации процессов система исключает ошибки, которые возможны при ручном управлении. Например, возьмем модуль автоматического планирования смен. Есть люди, которые, проработав в какой-либо области 20 лет, интуитивно понимают, как делать хорошо и правильно. Но прогресс и объемы бизнеса достигли таких высот, что возможности технологий, тех же нейросетей, намного шире. Человек, в отличие от нейросети, не способен «в моменте» обработать сотни факторов, прямо или косвенно влияющих на результат. А система увидит, на первый взгляд, неочевидные связи между ними и с учетом исторических данных сделает прогноз максимально эффективных планов на будущие периоды. Это касается как общего рабочего времени, так и детализации задач.

— Как оценивается влияние вашей системы на эффективность предприятия?

— В первую очередь нужно определиться с тем, что сама компания понимает под эффективностью. Кто-то смотрит на ROI (коэффициент возврата инвестиций), кто-то — на временные сроки окупаемости, а некоторых наших клиентов больше волнует не столько быстрый возврат инвестиций, сколько повышение уровня сервиса для их клиентов.

Для примера могу привести некоторые данные. При внедрении нашего модуля автоматического планирования гибких графиков компании получают экономию ФОТ 8–12%. Это хороший показатель, особенно для крупных клиентов, где ФОТ измеряется сотнями миллионов. Если говорить о комплексном внедрении системы, включая модули биометрического учета персонала, модуль автоматического табелирования, «биржу подработок», то оптимизация ФОТ может достигать 15–17%. Были объекты, где этот показатель доходил до 37%. Но это скорее экстремальные случаи — те объекты, где изначально даже невооруженным глазом была видна неэффективность процессов.

— Получается, что некоторые компании вы, условно, с коленки перевели?

— Да, есть и такие кейсы. Уже почти четверть XXI века позади, и кажется, что все бизнес-процессы должны быть автоматизированы. Но, как показывает практика, это не так: многие компании до сих пор пользуются ручными и достаточно отсталыми системами управления, что не может не сказаться на их эффективности. Поэтому использование даже минимальных возможностей системы timebook может оказать значительный эффект на оптимизацию бизнес-процессов компании в области управления персоналом.

— Как строится ваша работа с предприятием? Как вы заходите к новому клиенту?

У нас есть два пути: быстрый и длительный. Быстрый подразумевает коробочное решение, которое компания может сразу внедрить, интегрировав с 1С. Длительный путь предназначен преимущественно для корпораций, которым нужна специальная адаптация системы под их бизнес-процессы. Это большие совместные проекты со специальным анализом и индивидуальными настройками и доработками.

— Какие крупные компании в числе ваших клиентов?

— Из тех, что у всех на слуху, пожалуй, выделю такие сети магазинов, как «Лента», «Ашан», «Атак», «Верный», компания «Газпром нефть» и другие.

— С какими банками вы работаете? 

— Сейчас не могу их назвать, потому что мы еще на стадии «пилотов». Поделюсь интересными кейсами в скором будущем.

— Чем для вас специфична банковская сфера? 

— Мы сотрудничаем с банковским ретейлом, и здесь для нашей предметной области критичных отличий от другой розницы нет. В банке с разветвленной офисной сетью и в большой сети магазинов действуют одни и те же механизмы: персонал, графики работ, наплывы посетителей, география и тому подобное. 

Один из наших «пилотов» с крупным банком — создание системы прогнозирования инкассаторских услуг. Мы выстроили маршруты инкассаторских машин, подобрали время посещения офисов и банкоматов, определили ввод инкассаторов в работу. Результаты, которые мы показали руководству кредитной организации, впечатлили его.

— Многие ваши клиенты пользуются аутсорсингом? 

— Да, в том же ретейле аутсорсинг очень распространен, это огромный пласт, один из ключевых элементов. На аутсорсинге преимущественно осуществляются «синеворотничковые» работы: клининг, кассовое обслуживание, выкладка товаров в зале, охрана и т.п.

Работа с аутсорсингом — это целая вселенная, она идет отдельным блоком. У нас есть модуль, внедрение которого экономит клиенту 10–20% бюджета на аутсорсинг. Зачастую общение между сетью-заказчиком и аутсорсинго вой компанией происходит несистемно: в чатах, мессенджерах, по телефону и на летучках. Бывают сбои, опоздания, поиски какого-то работника, долгие разбирательства по итогу работ. Система timebook предоставляет единую платформу для взаимодействия между такими компаниями. На ней происходят заказ персонала и общение, прозрачное отображение выполненных работ. Здесь же можно получить всю необходимую для работы отчетность.

Еще стоит отметить такой востребованный модуль timebook, как «биржа подработок». Например, может случиться, что в банке заболел какой-то операционист или по каким-либо другим причинам срочно понадобился сотрудник. Наше решение позволяет «выбросить» горячую вакансию в базу, где соискателями являются свободные на данный момент работники той же компании, например те, кто в это время не на смене. Люди откликаются на вакантную позицию, руководитель назначает замену, и человек выходит на подработку. Рабочее время также обрабатывается в нашей системе, информация никуда не уходит и не теряется, причем все происходит достаточно оперативно.

Я хотел бы особо подчеркнуть такой важный момент: timebook — это не дополнительные затраты для компании, а инструмент для повышения ее эффективности. И такие инвестиции в эффективность вернутся сторицей.